Downtime na gestão de frotas: como diminuir as paradas?

A gestão de frotas é um pilar para a eficiência operacional e a rentabilidade de qualquer negócio que dependa de transporte. Nesse cenário, um fator frequentemente subestimado pode comprometer esses objetivos: o downtime. 

O termo se refere ao período em que um veículo está parado, seja por necessidade de manutenção, reparo inesperado ou qualquer outra circunstância que o impeça de cumprir suas funções.

O impacto do downtime resulta em custos elevados, perda de produtividade e riscos à reputação da empresa. Por isso, é sempre uma boa ideia investir em estratégias para diminuir (e em alguns casos, até evitar) as paradas programadas e não programadas. 

No artigo abaixo, vamos falar mais sobre o conceito de downtime na gestão de frotas, suas principais causas e os efeitos financeiros diretos e indiretos. Fique de olho!

O que é downtime na gestão de frotas?

Em termos práticos, o downtime na gestão de frotas refere-se a qualquer período em que um veículo não está disponível para uso. Ou seja: quando ele fica parado e inoperante.

Normalmente, ele é dividido em dois tipos: downtime programado e o downtime não programado.

O downtime programado ocorre quando o veículo é retirado de circulação para manutenções preventivas, inspeções regulares ou atualizações necessárias. Embora planejado, ele ainda representa um custo de oportunidade, pois o ativo está parado. 

Já o downtime não programado surge de forma inesperada, geralmente devido a falhas mecânicas, acidentes, problemas com pneus ou outras emergências. 

• É essa modalidade que gera os maiores prejuízos, pois interrompe a operação de forma abrupta e exige soluções emergenciais bem mais caras. 

Seja como for, uma boa maneira de lidar com essa questão é enxergar cada veículo da frota como um ativo gerador de receita. Dessa forma, quando um carro fica parado, ele troca a receita por custos, como depreciação e, em alguns casos, a necessidade de alugar um substituto ou atrasar entregas.

Quais as causas do downtime em frotas?

As paradas, sejam elas programadas ou não, geralmente decorrem de uma combinação de fatores operacionais e de gestão. 

As causas mais comuns do downtime em gestão de frotas incluem:

• Falta de manutenção preventiva: A ausência ou falha na execução de um cronograma de manutenção preventiva é a principal causa de downtime não programado. Pequenos problemas, que poderiam ser facilmente resolvidos em uma inspeção de rotina, evoluem para falhas graves que exigem reparos complexos e demorados 
• Gestão ineficiente de peças e estoque: A indisponibilidade de peças de reposição essenciais pode prolongar  o tempo de inatividade de um veículo. A espera por uma peça pode durar dias ou semanas, mantendo o ativo parado e gerando custos desnecessários 
• Falhas na comunicação entre motoristas e gestores: A falta de um canal eficiente para que os motoristas reportem problemas ou anomalias nos veículos pode atrasar a identificação e o reparo de falhas.
• Qualidade técnica da manutenção: Reparos mal executados ou o uso de peças de baixa qualidade podem levar a falhas recorrentes, prolongando o downtime e gerando custos adicionais. 
• Sinistros e acidentes: Embora muitas vezes imprevisíveis, acidentes e sinistros são causas significativas de downtime. A gestão de riscos e o treinamento de motoristas para direção defensiva podem diminuir parte desses eventos.

Quanto custa um veículo parado?

O custo de um veículo parado é um dos maiores desafios na gestão de frotas. Os prejuízos vão muito além do valor do reparo, impactando a saúde financeira da empresa. 

Em 2025, o custo médio de manutenção por quilômetro nos EUA subiu para US$ 0,202, e o custo médio de serviço aumentou para US$ 105,87 no primeiro trimestre de 2025, um crescimento de 2,6% em relação a 2024, de acordo com o Departamento de Estatísticas de Transporte do governo americano.

Os números, embora relacionados ao cenário internacional, refletem também uma tendência global de aumento nos custos de manutenção, o que também é sentido pelas empresas brasileiras.

Os custos do downtime são categorizados em tangíveis e intangíveis. Os tangíveis incluem despesas diretas como mão de obra para reparos, compra de peças de reposição, aluguel de veículos substitutos, multas por atraso, e a desvalorização do ativo parado. 

Já os custos intangíveis, embora mais difíceis de calcular, são igualmente prejudiciais e abrangem a perda de produtividade e receita, atrasos em entregas que podem levar à quebra de contratos, perda de clientes e danos à reputação da empresa.

Inclusive, as manutenções não planejadas podem ser até 3 a 4 vezes mais caras do que as preventivas. Isso ocorre porque os reparos emergenciais geralmente exigem peças mais caras, mão de obra extra e, muitas vezes, a interrupção de outras operações. 

O conceito de Custo Total de Propriedade (TCO – Total Cost of Ownership) é muito importante nesse conceito. Ele considera tanto o preço de compra e manutenção, quanto os outros custos associados à posse e operação de um veículo ao longo de sua vida útil, incluindo o impacto do downtime.

Downtime: Como diminuir as paradas programadas e não programadas?

A boa notícia é que existem estratégias eficazes para reduzir o downtime e otimizar a disponibilidade da frota. A chave reside em uma abordagem proativa e no uso inteligente de recursos:

• Implementação de cronogramas de manutenção preventiva: Inclui inspeções regulares, trocas de óleo, verificação de pneus e sistemas, e substituição de peças antes que falhem. A manutenção preditiva, que utiliza dados e sensores para prever falhas, também é uma ótima ideia.  
• Uso de tecnologia e telemetria para predição de falhas: Sistemas de gestão de frotas com telemetria permitem monitorar o desempenho dos veículos em tempo real, identificar padrões de uso e prever potenciais problemas. 
• Treinamento de motoristas: Motoristas bem treinados em direção defensiva e econômica contribuem significativamente para a redução do desgaste dos veículos, diminuindo a frequência de manutenções e o risco de acidentes.
• Padronização da frota para facilitar a manutenção: Uma frota padronizada, com veículos do mesmo modelo ou marca, simplifica a gestão de peças de reposição, o treinamento da equipe de manutenção e a execução dos serviços.
• Checklists eletrônicos: A digitalização dos checklists de inspeção diária ou semanal garante que os motoristas verifiquem os itens essenciais do veículo, reportando qualquer anomalia de forma rápida e precisa. 

O downtime em frotas é um desafio complexo, mas superável. Seja através de uma gestão interna aprimorada, com foco em manutenção preventiva e tecnologia, ou pela terceirização de frotas, o objetivo é sempre o mesmo: manter os veículos em movimento.

Empresas como a Lokamig, com expertise em gestão de frotas, oferecem soluções que garantem veículos novos, manutenção especializada e substituição rápida, permitindo que sua empresa foque no core business e otimize a disponibilidade de seus ativos.