Quais são as obrigações legais na administração de frota? Entenda

A administração de frota é uma atividade complexa e que exige muita atenção dos gestores, especialmente pelo fato de que há muita burocracia envolvida na aquisição de carros novos ou seminovos.

Por exemplo: deve realizar uma consulta veicular, processo em que são requisitados muitos documentos e dados, como a placa, RENAVAM, chassi e outras informações constantes no Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV).

Para que sua empresa consiga se manter regularizada, diminuir riscos legais e otimizar seus custos simultaneamente, é preciso se informar sobre as obrigações legais.

Neste artigo, listamos quais são os deveres e critérios que o gestor da frota precisa cumprir e esclarecemos como a terceirização das frotas beneficiará o negócio nesse aspecto.

Acompanhe a leitura!

Quais são as obrigações legais na administração de frota?

Entre as diferentes responsabilidades do gestor, estão a avaliação da performance da equipe, controle e redução das despesas, entre outras.

Neste tópico, listamos as funções relacionadas aos procedimentos de regularização fiscal e diminuirão dos riscos legais — acontecimentos que geram problemas judiciais, com o Fisco ou a legislação.

Emplacamento

O emplacamento consiste em registrar o veículo junto aos órgãos fiscalizadores de trânsito.

Todo carro é obrigado a trafegar com placa, exceto quando vai ao local de emplacamento, com o prazo máximo de 15 dias após a compra.

O procedimento pode ser diferente conforme o Estado. No caso de veículos novos, geralmente o processo é o seguinte:

• Acessar o portal do Departamento de Trânsito (DETRAN) de seu Estado e navegar pela sessão sobre emplacamento;
• Preencher o formulário e escolher o tipo de placa;
• Agendar uma vistoria e pagar a taxa para fazê-la;
• Fazer a vistoria e ter o veículo aprovado;
• Dirigir-se ao setor de emissão de documentos e solicitar a autorização para adquirir a placa;
• Solicitar o Certificado de Registro do Veículo (CRV) e Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo ( CRLV) perante ao DETRAN, depois de comprar e fixar a placa.

Realizar manutenção de seminovos

Adquirir veículos seminovos é uma grande estratégia para reduzir os custos de aquisição do negócio.

Entretanto, antes de comprar veículos usados, é preciso levá-los a um mecânico de confiança, analisar sua integridade e realizar uma manutenção completa.

Vale a pena observar os seguintes aspectos:

• Lataria e interior: garanta que a pintura esteja bem conservada e preste atenção ao interior do veículo, garantindo que os bancos estejam limpos, sem danos e com odores desagradáveis;
• Motor: veja o estado do óleo, velas e filtros de combustível;
• Alinhamento: procedimento para assegurar que o motorista consiga manter o veículo em linha reta;
• Balanceamento: o balanceamento reduz os desgastes dos pneus, melhora a frenagem e reduz distúrbios na direção;
• Pneus: verifique o estado dos pneus e programe rodízios para alterá-los de posição;
• Palhetas limpadoras: esses itens são importantes para garantir visibilidade do trânsito dos condutores durante chuvas;
• Pastilhas de freio: veja se o tempo de troca do freio está vencendo ou não, entre outros componentes.

Essa obrigação é importante para minimizar riscos de acidentes e outros problemas nos traslados — como paralisações — decorrentes de problemas mecânicos.

Ou seja: negligenciar a manutenção pode gerar danos ao veículo, motorista, pedestres, patrimônio público ou alheio.

Verificar a procedência do veículo

Consultar a procedência ou o histórico do carro é o ato de verificar se ele sofreu algum sinistro no passado e se a documentação está em dia.

Com essa verificação, é possível encontrar problemas que geralmente não aparecem em uma inspeção mecânica, como batida mascarada e se a pintura ou peças são originais.

Também se pode averiguar se há documentos vencidos, se o carro está licenciado e se há multas pendentes.

Esse processo inclui várias medidas, veja quais são as principais delas:

• Pesquisar o laudo de transferência: esse documento é do DETRAN e comprova a transferência do veículo, mas também apresenta informações sobre a origem do carro;
• Analisar o histórico de roubo: isso é relevante para saber se o carro já foi desmontado, quais peças já foram roubadas e tiveram que ser substituídas;
• Procurar por recall: essa é uma convocação feita pela fabricante para consertar um problema de fábrica;
• Ver restrições legais: acesse o portal do DETRAN da sua região para saber se há pendências judiciais sobre o carro. Por exemplo, ele pode ser embargado ou penhorado para embargar dívidas;
• Saber quantas vezes o veículo passou por revisão: perguntar o número de revisões pelas quais o veículo passou (e se foram feitas no período certo).

Pagamento dos tributos

Para uma boa administração de frota, o gestor deve conhecer os impostos e taxas com pagamento anual. Desse modo, o veículo poderá circular livremente.

O primeiro deles é o Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), tributo estadual que é pago anualmente e cujo valor varia conforme o carro.

Se ele não for quitado, a transferência não pode ser feita e a empresa receberá multas se for pega por uma blitz.

Outra obrigação é pagar o Danos Pessoais causadas por Veículos Automotores de via terrestre (DPVAT), seguro anual que é usado para indenizar as vítimas de acidentes.

O IPVA e o DPVAT são requisitos para obter o o CRLV, que deve se renovar anualmente (mediante taxa) e estar sempre com o condutor.

Como a terceirização de frotas evita essa burocracia?

É possível evitar essa burocracia terceirizando a frota. Trata-se do ato de contratar uma empresa especializada que fornecerá os veículos necessários para manter as atividades da empresa.

A organização contratada cuidará das atividades ligadas à aquisição e registro do veículo, como negociação com o vendedor, emplacamento, licenciamento, registro, verificação do histórico, entre outras.

Além disso, a terceirizada também lidará com a gestão de multas, manutenção preventiva e administração de sinistros.

Essa prática traz muitos benefícios financeiros e administrativos pela empresa, pois fornece economia de tempo e dinheiro à terceirizadora, bem como permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas para o negócio.

A terceirização ainda traz outros benefícios à organização: melhora a gestão corporativa; libera recursos para capital de giro; reduz os riscos de fraudes ou inadimplência; e evita a imobilização dos veículos, já que são disponibilizados carros conforme a empresa necessita.

O gestor precisa ficar a atento a várias obrigações legais na administração da frota para garantir que o veículo possa circular.

Mas é possível facilitar a administração de frota, reduzir custos e maximizar o desenvolvimento do negócio ao optar pela terceirização.

Conte com o apoio da Lokamig para terceirizar a frota de veículos da sua empresa! Entre em contato com a nossa equipe ainda hoje e faça sua cotação.